El Excel sigue siendo la herramienta donde acaban casi todas las facturas: para cuadrar el IVA del trimestre, para pasárselo a la gestoría o para importarlo en el programa de contabilidad. El problema es cómo llegan ahí los datos. Si es copiando a mano de cada PDF, el proceso es lento y cada celda es una oportunidad de error.
En este tutorial verás cómo extraer los datos de tus facturas a una hoja de cálculo de forma automática, sin teclear factura por factura.
Por qué la transcripción manual no escala
Con unas pocas facturas al mes, copiar los datos a mano es asumible. A partir de varias decenas, deja de serlo: una tarde entera transcribiendo, y un dígito equivocado en una base imponible se arrastra hasta la declaración. Lo vemos sobre todo al preparar el modelo 303, donde un error en el IVA soportado tiene consecuencias reales.
Qué datos necesitas en la hoja
Para que el Excel sea útil de verdad, cada fila debería contener, como mínimo:
- Emisor y su NIF/CIF
- Número y fecha de la factura
- Base imponible por cada tipo de IVA (4 %, 10 % y 21 %)
- Cuota de IVA y, si aplica, retención de IRPF
- Total de la factura
Tutorial: de la factura al Excel en tres pasos
Paso 1 — Reúne las facturas
Junta los documentos del periodo en un único sitio, da igual el formato: PDF, JPG, PNG o fotos de tickets. No hace falta convertirlos ni renombrarlos.
Paso 2 — Extrae los datos automáticamente
Sube las facturas a InvoiceData (de una en una o por lotes). El sistema lee cada documento y devuelve los campos estructurados con una puntuación de confianza por campo, para que sepas cuáles conviene revisar. Si quieres entender qué ocurre por dentro, lo explicamos en cómo extraer datos de facturas PDF automáticamente.
Paso 3 — Exporta a Excel
Con las facturas procesadas, exporta a Excel (o CSV) con un clic. Obtienes un libro con columnas fijas y codificación UTF-8: una fila por factura, una columna por campo. Ya puedes sumar las bases por tipo de IVA con una simple función o importarlo en tu software contable.
Trucos para que la hoja sea aún más útil
- Suma por tipo de IVA: usa
SUMAR.SIsobre la columna de tipo para obtener las bases del 4 %, 10 % y 21 % por separado, justo como las pide el 303. - Marca las de baja confianza: ordena por la columna de confianza y revisa primero las facturas con peor puntuación.
- Valida los NIF: el NIF/CIF llega ya validado con su dígito de control, así detectas la factura mal emitida antes de deducir su IVA.
Si manejas muchas facturas cada mes
Para volúmenes altos —una empresa con muchos proveedores o una asesoría que procesa la cartera de sus clientes— la subida por lotes y el buzón de correo dedicado convierten esto en un flujo continuo: las facturas se extraen según llegan y el Excel está siempre actualizado.
Solicita una demo y prueba la exportación con tus propias facturas.